Der Check-in beginnt nicht erst an der Haustür. Für Gäste zählt, ob Anreisezeit, Wegbeschreibung, Zugang und die ersten Minuten in der Unterkunft nachvollziehbar vorbereitet sind. Für Vermieter ist wichtig, dass sich der Vorgang wiederholen lässt – auch wenn Gäste verspätet ankommen oder eine andere Person die Übergabe übernimmt.
Vor der Anreise: die wichtigsten Angaben sammeln
Stelle sicher, dass Zeitraum, Anreisezeitfenster, Unterkunft, Kontaktmöglichkeit und gewählter Übergabeweg bestätigt sind. Halte die Angaben zentral und aktuell. Ein Link zur Adresse allein reicht nicht immer: Gerade bei mehreren Gebäuden, schwierigen Einfahrten oder nicht eindeutig beschrifteten Eingängen helfen wenige zusätzliche Hinweise.
Checkliste für den Anreisetag
- Unterkunft gereinigt und auf offensichtliche Mängel kontrolliert
- Zugangsweg und Schlüssel beziehungsweise Zugangstechnik geprüft
- Heizung, Licht und grundlegende Geräte nach Bedarf kontrolliert
- WLAN-Informationen und kurze Gerätehinweise vorbereitet
- Hausregeln, Notfallkontakte und Abreiseinformation auffindbar
- Erreichbarkeit bei Rückfragen während des vereinbarten Check-ins geklärt
Bei technischen Anlagen oder Sicherheitsprüfungen gelten die erforderlichen Vorgaben und fachlichen Standards; diese Liste ist keine technische Sicherheitsabnahme.
Beispiel für eine kurze Anreisenachricht
„Guten Tag, wir freuen uns auf Ihren Aufenthalt. Die Unterkunft befindet sich in [Adresse]. Der vereinbarte Check-in ist ab [Uhrzeit] möglich. Den Zugang finden Sie [kurzer Weg und persönliche Übergabeinformation]. Bei Fragen erreichen Sie uns unter [Kontaktweg]. Hinweise zu WLAN und Abreise liegen in der Unterkunft bereit. Gute Anreise!“
Ersetze die Platzhalter erst nach Prüfung der konkreten Buchung. Vertrauliche Türcodes gehören nicht in öffentlich auffindbare Seiten. Versende sensible Zugangsdaten über einen dafür geeigneten persönlichen Kommunikationsweg.
Persönliche Übergabe oder kontaktloser Check-in?
Eine persönliche Übergabe ermöglicht direkte Rückfragen und eine gemeinsame erste Orientierung. Ein kontaktloser Ablauf kann flexibler sein, benötigt aber besonders eindeutige Anweisungen, einen getesteten Zugang und erreichbaren Support. Entscheide je nach Unterkunft, Gästebedarf und betrieblichen Rahmenbedingungen. Ein komplett automatischer Ablauf sollte vor dem regulären Einsatz mit einer unabhängigen Testperson durchgespielt werden.
Welche Informationen gehören in eine digitale Gästemappe?
Die Gästemappe kann WLAN, Geräte, Mülltrennung, Hausregeln, Ansprechpartner, örtliche Informationen und Abreise zusammenführen. Sie sollte ohne komplizierte Anmeldung verständlich sein und darf keine vertraulichen Informationen allgemein zugänglich machen. Sieh dir dazu auch den Leitfaden zur digitalen Gästemappe an.
Was bei einer verspäteten Anreise wichtig ist
Plane einen klaren Ersatzablauf: Wer ist erreichbar? Muss eine neue Übergabezeit vereinbart werden? Kann der Zugang auf sicherem Weg erklärt werden? Vermeide widersprüchliche Nachrichten von mehreren Beteiligten. Halte nach der Klärung fest, welcher Ablauf für diese Buchung tatsächlich gilt.
Nach dem Check-in Rückfragen auswerten
Wenn dieselbe Frage wiederholt auftaucht, verbessere den entsprechenden Hinweis. Wiederkehrende Fragen zum Parkplatz gehören beispielsweise in die Wegbeschreibung, Fragen zur Heizung in die erste Geräteübersicht. Für Gastgeber mit mehreren Wohnungen kann die geplante Doybit GastgeberZentrale solche Abläufe künftig bündeln. Die App befindet sich derzeit in Entwicklung und ist nicht käuflich erhältlich.
Check-in-Kurzvorlage für den nächsten Gästewechsel
Arbeite die Punkte für jede Buchung erneut durch. Zugangs- und personenbezogene Daten gehören in die private Kommunikation, nicht in öffentlich abrufbare Gästeseiten.
↔ Auf dem Smartphone die Tabelle seitlich wischen.
| Zeitpunkt | Prüfung | Dokumentation |
|---|---|---|
| Vor dem Anreisetag | Ankunftsfenster, Ansprechperson, Schlüsselweg abstimmen | [bestätigt / Rückfrage offen] |
| Vor Freigabe | Sauberkeit, WLAN-Hinweis, Schlüssel/Zugang vor Ort testen | [erledigt / nachbessern] |
| Am Check-in-Tag | Erreichbarkeit sowie private Anreiseinformation prüfen | [Kontaktweg / Uhrzeit] |
| Bei Übergabe | Besonderheiten, Rückfragen und ggf. Mängel erfassen | [Hinweis / Folgeaktion] |
| Nach Ankunft | Wiederkehrende Gastfragen in die Anleitung übernehmen | [Verbesserung für nächste Buchung] |
Beispiel für eine klare Anreiseinfo: „Check-in ab [Uhrzeit]. Bitte melden Sie sich bei [Kontaktweg], falls sich Ihre Ankunft verschiebt. Ihre persönlichen Zugangsinformationen erhalten Sie über [vereinbarter sicherer Kanal].“ Verbindliche Vorgaben zur Gästeregistrierung und Sicherheit sind zusätzlich je nach Unterkunft zu klären.
Allgemeine Information der Doybit Redaktion, zuletzt zum angegebenen Datum geprüft. Funktionen geplanter Doybit-Apps sind nicht bereits verfügbar. Bei Rechts-, Steuer- und Sicherheitsfragen gelten die jeweiligen aktuellen Vorschriften und Fachstandards.
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