E-Rechnung am Mac: XRechnung, ZUGFeRD und PDF verständlich erklärt

Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. Für den Austausch von Rechnungsdaten spielen maschinenlesbare Inhalte und das passende technische Format eine wichtige Rolle. Dieser Überblick erklärt die Begriffe, ohne eine individuelle steuerliche oder rechtliche Einordnung vorwegzunehmen.

Normales PDF und strukturierte E-Rechnung

Ein gewöhnliches PDF zeigt Informationen für Menschen an. Die Daten lassen sich daraus aber nicht in jedem Fall zuverlässig automatisch übernehmen. Eine strukturierte elektronische Rechnung enthält definierte, maschinenlesbare Rechnungsinformationen. Je nach Format können diese ohne erneutes Abtippen verarbeitet und gegen bestimmte technische Regeln geprüft werden.

Was ist eine XRechnung?

XRechnung bezeichnet eine deutsche Spezifikation für strukturierte elektronische Rechnungsdaten. Sie wird insbesondere im Kontext öffentlicher Auftraggeber verwendet und arbeitet mit maschinenlesbaren Daten. Sie ist nicht einfach ein beliebiges PDF mit dem Wort „XRechnung“ im Dateinamen. Ob eine konkrete Rechnung zulässig und vollständig ist, muss anhand der tatsächlich geforderten Spezifikation und Empfängervorgaben geprüft werden.

Was ist ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X?

ZUGFeRD und Factur-X verbinden in bestimmten Profilen eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Daten. Das ermöglicht eine Ansicht für Menschen und gleichzeitig eine maschinelle Weiterverarbeitung. Wichtig ist, dass sichtbare Darstellung und eingebettete Daten zueinander passen. Ein bloß angehängtes XML-Dokument macht nicht automatisch ein korrektes ZUGFeRD-Dokument.

Warum die Validierung zum Workflow gehört

Eine Datei kann sich öffnen und trotzdem technische oder inhaltliche Fehler enthalten. Kontrolliere deshalb mindestens Absender- und Empfängerangaben, Rechnungsnummer, Beträge, Steuerangaben, Fälligkeit und das vorgesehene Format. Bei strukturierten E-Rechnungen kommt eine technische Prüfung gegen die jeweils einschlägigen Regeln hinzu. Die Eignung für einen bestimmten Empfänger hängt auch von dessen aktuellen Anforderungen ab.

Ein nachvollziehbarer Ablauf auf dem Mac

1. Rechnungsdaten aus verlässlichen Stammdaten übernehmen.
2. Positionen, Steuern und Pflichtangaben entsprechend dem konkreten Fall prüfen.
3. Das für den Empfänger geeignete Ausgabeformat auswählen.
4. Vorschau und strukturierte Ausgabe getrennt kontrollieren.
5. Dokument und Prüfstatus nachvollziehbar ablegen.
6. Über einen geeigneten Versandweg an den richtigen Empfänger übergeben.

Lege die Originaldaten möglichst so ab, dass spätere Rückfragen beantwortet werden können. Sicherheitskopien müssen auch die Daten enthalten, die zur Wiederherstellung deiner Vorgänge nötig sind.

Rechtslage und Pflichten: nicht mit Formatfragen verwechseln

Wer wann welches Format annehmen oder ausstellen muss, hängt unter anderem vom Land, vom Transaktionspartner, der Art des Geschäfts und möglichen Übergangsregelungen ab. Rechts- und Steuerfragen sollten mit aktuellen amtlichen Informationen oder fachkundiger Beratung geklärt werden. Technisch korrektes Format und steuerliche Beurteilung sind zwei verschiedene Prüfaufgaben.

Was plant Doybit für E-Rechnungen?

Doybit Rechnung wird als lokale Mac-Anwendung für klassische Rechnungen und strukturierte E-Rechnungen entwickelt. Genannte Funktionen wie XRechnung und ZUGFeRD müssen vor einer Veröffentlichung anhand der jeweiligen technischen Standards geprüft werden. Die App ist derzeit in Entwicklung und nicht käuflich erhältlich.